Loonheffingen: korte samenvatting van het convenant Eigen Verklaring

Het convenant Eigen Verklaring is eigenlijk een soort afpelschema: alleen wie na het afpellen van alle schillen nog overblijft, komt in aanmerking voor inhouding van loonheffingen. Hier leest u welke schillen u achtereenvolgens moet afpellen om te voldoen aan het convenant.

  1. Allereerst bepaalt u of het gaat om een auteur die hoofdzakelijk royalty’s (betaling op basis van verkoopgegevens) betaald krijgt. Is dit het geval, dan bent u al klaar: deze auteur wordt gezien als zelfstandige en is uitgezonderd van loonheffingen vanwege die royaltybetalingen.
  2. De volgende stap: de hoogte van het honorarium dat de freelancer naar verwachting gaat verdienen in een jaar vaststellen. Blijft dit onder de 8.400 euro (of het bedrag naar rato over het resterende jaar: zou de freelancer begin november beginnen, dan duurt het jaar nog 2 maanden. 2/12 x 8.400 = 1.400 euro), dan stopt u hier. De freelancer verdient namelijk minder dan de inkomensgrens om überhaupt in aanmerking te komen voor loonheffingen. Loonheffingen zijn dus niet nodig. U hoeft een freelancer die onder de inkomensgrens blijft dus niet te vragen om formulieren als de VAR of Eigen Verklaring. Wel zult u moeten monitoren of de grens niet alsnog wordt overschreden. In dat geval moet u alsnog om die formulieren vragen (zie stap 3).
  3. Overschrijdt de freelancer (eventueel alsnog) de grens van 8.400 per jaar, dan is het wel nodig om informatie aan de freelancer zelf te vragen. Weet u al dat een auteur/redactiemedewerker een ander hoofdberoep heeft (docent, hoogleraar, marketeer, belastingadviseur enzovoort), dan kunt u het best vragen om een Eigen Verklaring. Weet of vermoedt u dat de persoon zich presenteert als ondernemer, bijvoorbeeld omdat hij een bedrijfsnaam gebruikt, zich heeft ingeschreven bij de KvK, een eigen website heeft of reclame maakt, dan is het handiger om te vragen naar een VAR. Daarbij is het nog wel oppassen: het moet een VAR zijn die is afgegeven voor dezelfde werkzaamheden als die u laat verrichten. Ook moet u letten op de soort inkomsten die op de VAR worden vermeld. Er bestaan 4 soorten VAR’ren. Alleen de VAR-wuo (winst uit onderneming) en de VAR-dga (voor rekening en risico van een vennootschap) geven zekerheid over de status als zelfstandige.
  4. De andere varianten van de VAR, de VAR-loon en de VAR-row (resultaat uit overige werkzaamheden), zeggen niets en zij vergen nader onderzoek, vooral naar het werkpatroon van de freelancer (ten minste op twee dagen per week, langer dan een maand?), zie stap 6.
  5. Heeft de auteur/redactiemedewerker een ander hoofdberoep of komt hij/zij met een VAR-wuo of VAR-dga voor de juiste werkzaamheden, dan bent u klaar. De freelancer is uitgezonderd van inhoudingen. U moet de freelancer nog wel vragen zich te legitimeren en een kopie van het legitimatiebewijs bewaren.
  6. Is auteur/redactiemedewerker het hoofdberoep en komt de freelancer met een VAR-row of VAR-loon, dan is de vraag hoe het werkpatroon voor u als opdrachtgever eruitziet. Bent u daarvan niet precies op de hoogte (bijvoorbeeld omdat freelancer elders werkt en/of tegen stukprijs), dan kunt u dit achterhalen door de freelancer een Eigen Verklaring te laten invullen. Blijkt hieruit dat de freelancer doorgaans niet wekelijks werkt, of niet doorgaans op 2 dagen per week (ongeacht het aantal uren, de wet is hier lastig toepasbaar), dan stopt u hier: inhoudingen zijn niet nodig.
Onderwerpen
    sluiten