Op 4 juni 2008 is een gezamenlijke overeenkomst over verweesde werken ondertekend door bibliotheken, archieven en rechthebbenden in aanwezigheid van Eurocommissaris Viviane Reding. Verweesde werken zijn werken waarvan de rechthebbenden niet bekend zijn, of niet kunnen worden gevonden. Met de ondertekening van de intentieverklaring moet het makkelijker worden om boeken, films en muziek te digitaliseren, en online ter beschikking te stellen aan een breed publiek binnen het kader van de Europese Digitale Bibliotheek.

Onderdeel van de intentieverklaring zijn ‘due diligence’ richtlijnen (zorgvuldigheidseisen), die moeten worden nagelopen bij het vinden van rechthebbenden. Deze richtlijnen bevatten bronnen waar (gegevens over) rechthebbenden gevonden kunnen worden, zoals collectieve beheersorganisaties, brancheorganisaties en het depot van nationale bibliotheken (in Nederland bij de Koninklijke Bibliotheek).

Er kan alleen sprake zijn van een verweesd werk als het volgen van deze richtlijnen niet heeft geleid tot het vinden van de rechthebbenden. Rechthebbenden en culturele instellingen hebben in de intentieverklaring ook afgesproken dat ze het verder ontwikkelen van middelen om rechthebbenden te identificeren en om het rechtmatig gebruik van verweesde werken te faciliteren, zullen aanmoedigen en ondersteunen. Ook moeten maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat een werk ‘verweesd’ raakt.

De Europese Commissie zal na een jaar kijken of de richtlijnen goed in de praktijk zijn geïmplementeerd. De richtlijnen zijn te vinden op de website van de Europese Commissie.

Parallel aan de intentieverklaring heeft de zogenaamde high level-werkgroep voor digitale bibliotheken, waarin ook uitgevers zijn vertegenwoordigd, een rapport aangenomen over digitale preservering. Daarin staat onder meer een modelcontract voor het via internet beschikbaar stellen van werken die niet meer in print verkrijgbaar zijn of niet meer gedistribueerd worden.

Ook in Nederland hebben rechthebbenden (verzameld in VOI©E) met musea, archieven en bibliotheken een intentieverklaring over digitalisering ondertekend. Verderop in dit nummer van Copyright Notice wordt uitgebreid aandacht besteed aan deze overeenkomst.